Política de protección de datos para reuniones en línea mediante Microsoft Teams
Utilizamos la herramienta Microsoft Teams para realizar videoconferencias, seminarios web (webinars) y otras reuniones en línea. Microsoft Teams es una funcionalidad de Microsoft 365 y un servicio prestado por Microsoft Ireland Operations. Al utilizar Microsoft Teams, se procesan diversos datos personales y tipos de información. El alcance de estos datos también depende de la información que usted proporcione antes o durante su participación en una reunión en línea.
Los siguientes datos personales pueden ser objeto de tratamiento:
- Datos del usuario: nombre para mostrar, dirección de correo electrónico, foto de perfil (opcional) e idioma preferido.
- Metadatos de la reunión: por ejemplo, fecha, hora de inicio y finalización, ID de la reunión, número de teléfono y ubicación.
- Datos de texto, audio y video: durante la reunión en línea se procesan datos de audio y video. Además, puede utilizar opcionalmente la función de chat. En ese caso, los mensajes que escriba serán procesados para poder mostrarlos durante la reunión.
En situaciones especiales, HELU podrá grabar las reuniones en línea, por ejemplo, para permitir que los participantes que no pudieron asistir las visualicen posteriormente. Solo determinadas personas autorizadas dentro de HELU pueden realizar estas grabaciones.
Si una reunión va a ser grabada, se le informará antes de que comience la grabación y, cuando sea necesario, se le solicitará su consentimiento. Este consentimiento puede otorgarse, por ejemplo, mediante un mensaje afirmativo en el chat y siempre será voluntario. Si no desea ser grabado, puede abandonar la reunión en línea. También puede desactivar su cámara o abstenerse de utilizar la función de chat.
En caso de realizarse una grabación, se almacenarán archivos que incluirán el video, el audio y las diapositivas de la presentación. Si es necesario para documentar los resultados específicos de la reunión, también podrá conservarse un archivo de texto con el contenido del chat.
Base jurídica del tratamiento de datos
Nuestro tratamiento de datos se basa en las siguientes disposiciones legales:
- En la medida en que realicemos reuniones en línea con nuestros socios comerciales a través de Microsoft Teams como parte de la ejecución de un contrato, la base jurídica del tratamiento es el artículo 6, apartado 1, letra b) del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Cuando se traten datos personales de empleados de HELU, la base jurídica será el artículo 26 de la Ley Federal Alemana de Protección de Datos (BDSG), siempre que el tratamiento sea necesario para el desarrollo de la relación laboral.
- Cuando los datos personales no sean necesarios para la ejecución de un contrato o para el cumplimiento de una relación laboral, el tratamiento podrá basarse en el artículo 6, apartado 1, letra f) del RGPD (interés legítimo). Tenemos un interés legítimo en utilizar medios modernos de comunicación que incluyan la transmisión de contenido audiovisual. En beneficio de nuestros empleados y socios comerciales, hemos implementado Microsoft Teams de forma respetuosa con la protección de datos y evitamos recopilar o almacenar información personal que no sea necesaria.
- Cuando el tratamiento de datos se base en su consentimiento (especialmente en relación con la grabación de reuniones en línea descrita anteriormente), la base jurídica será el artículo 6, apartado 1, letra a) del RGPD.
Los datos personales tratados en relación con la participación en reuniones en línea, por lo general, no serán comunicados a terceros, salvo que dicha comunicación esté específicamente prevista. No obstante, tenga en cuenta que, al igual que ocurre en las reuniones presenciales, el contenido de las reuniones en línea suele utilizarse precisamente para intercambiar información con clientes, clientes potenciales u otros terceros.
Microsoft Teams es un servicio prestado por una filial europea de Microsoft Corporation, cuya sede se encuentra en Estados Unidos. Hemos obligado contractualmente a Microsoft a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) mediante un Acuerdo de Tratamiento de Datos (Data Processing Agreement - DPA). Sin embargo, no podemos excluir por completo la posibilidad de que Microsoft Corporation o las autoridades de seguridad de Estados Unidos puedan acceder a las circunstancias y al contenido de las comunicaciones realizadas a través de Teams.
En caso de que los datos sean tratados fuera de la Unión Europea, adoptamos medidas adecuadas y razonables para garantizar un nivel adecuado de protección de datos, como la suscripción de las Cláusulas Contractuales Tipo de la Unión Europea (EU Standard Contractual Clauses).
Puede encontrar más información sobre el tratamiento de datos personales por parte de HELU, especialmente sobre el ejercicio de sus derechos como titular de los datos, en la Política General de Privacidad de HELU GmbH.
Asimismo, puede consultar la información proporcionada por Microsoft sobre el tratamiento de datos mediante Microsoft Teams.
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